Lorsqu’un nouveau client confie un nouveau mandat à Message In a Bottle, la plupart du temps, il doit envoyer du matériel, afin que je puisse travailler ou que je puisse connaître tous les détails de son activité. Mais souvent, le matériel est épars, les qualités des documents sont mélangées, il n’y a pas de chronologie, etc. Du coup, avant de commencer quoi que ce soit, je commence par faire du tri et à organiser le matériel.
Et ça, ça prend du temps ⏱️, donc ça coûte 💸. Alors aujourd’hui, j’ai décidé d’être sympa et de te faire économiser du temps et de l’argent, cher Chef d’entreprise. Ce n’est pas en ma faveur, mais je suis une fille plutôt généreuse 😁.
Je vais t’expliquer comment préparer ton matériel de communication avant de l’envoyer à ton freelance préféré ou à tes autres prestataires.
1. Nomme tes documents
C’est la base mais X3248 pour les photos et document 2012 pour tes PDF, ça ne servira à rien pour tes prestataires. S’il n’y a pas beaucoup de documents, ça passe encore, mais si tu lui en envoies une bonne vingtaine, ça devient pénible. Ton prestataire devra certainement ouvrir tous tes documents pour visualiser ce qu’ils contiennent. À chaque fois qu’il continuera à travailler pour toi.
Oui, car tu n’es pas son seul client. Tu ne peux pas attendre que ton prestataire apprenne par coeur ce que contiennent tes documents en fonction de leur nom énigmatique.
2. Divise ton matériel dans des dossiers
Du rangement, de la clarté, de l’organisation, appelle ça comme tu veux mais ce doit être ton objectif. Et pour l’atteindre, rien de mieux, surtout si tu transmets beaucoup de matériel, de le classer dans différents dossiers eux-mêmes bien labellisés (oui, comme au point 1).
En plus, cela te permettra certainement de faire toi-même du tri avant d’envoyer des documents qui n’ont rien à faire dans les mains de ton freelance préféré.
3. Envoie un matériel de qualité
Je vais insister sur ce point surtout concernant les photos. C’est souvent le type de document le plus difficile à obtenir avec un bon niveau de qualité. Bien sûr, parfois ton freelance pourra rattraper le coup en cadrant différemment ou parce qu’il maîtrise super bien Photoshop. Mais la plupart du temps, on utilisera que du matériel qui sera, à sa base, de qualité.
Alors, note bien ces quelques points:
- Pas de visuel de la taille d’un confetti, même pour le web, ça ne suffit pas
- Pas de montage d’images dans word (si, si, ça existe)
- Pas de visuel ni de vidéo flous
- Pas de couleurs saturées à mort ou de filtre, d’effets
En revanche:
- envoie tes visuels en différents formats si tu les as, je pense notamment aux logos
- envoie les photos originales, même si elles ne sont pas bien cadrées, n’essaie pas de bidouiller un truc avant de les transmettre
- vérifie que tes documents ne soient pas corrompus, que tu puisses les ouvrir
4. Transmets ton matériel avec un seul et même outil
Il m’arrive très souvent de recevoir du matériel par différents biais : dropbox, email, whatsapp, etc. Et parfois, sur tous les canaux en même temps.
Alors évidemment, WhatsApp, c’est top pour envoyer vite fait une photo qui manquait, surtout si on est dans l’urgence. Il ne faut quand même pas être rigide. Mais pas s’il s’agit de 20 visuels différents qui complètent les 38 documents envoyés par wetransfer.
Encore une fois, ton freelance a d’autres clients et ne va certainement pas s’occuper de ton matériel tout de suite. Du coup, certaines ressources risquent de lui échapper. Ce serait dommage. Et le résultat final peut en pâtir. Ou ta facture. Simplement aussi, parce qu’utiliser un seul outil garanti un meilleur suivi et, en cas de litige, de meilleures preuves. Oui, parfois, on doit bien parler de choses qui fâchent…
Si tu n’as pas ton propre serveur ou outil corporate pour transmettre des documents, voici deux outils gratuits que j’utilise beaucoup (comme tu l’auras compris): wetransfer ou Dropbox. Tu n’as plus aucune excuse!
5. Envoie même ce que tu juges ne pas être à la hauteur
En principe, quand tu collabores avec un freelance, tu vas établir une relation de confiance. Et si tu travailles avec un freelance en communication, sache qu’il est soumis, normalement, à une clause de confidentialité. Si tu n’en es pas sûr, vérifie dans son contrat ou pose-lui la question.
Perso, c’est comme ça que je travaille. Et je ne dévoile aucun des secrets de mes clients avec d’autres ou avec mes proches. JAMAIS !
Cette introduction pour te dire que le document qui date d’il y a 5 ans, que tu trouves plus vraiment terrible et que tu ne veux pas envoyer : envoie-le ! Enfin, s’il est dans le «thème» du mandat. Pour quelle raison ? La première parce qu’il n’y a pas de honte à avoir, on évolue tous. Et la seconde, parce qu’il peut aider ton freelance à savoir ce que tu ne veux plus, d’où tu es parti, le contexte de ton business… ça pourra même l’inspirer par principe d’inversion. En résumé, laisse-le décider de ce qui vaut le coup ou pas. Et selon mon expérience, rare est ce qu’on peut totalement jeter à la poubelle.
Cher chef d’entreprise, j’espère que cet article t’aidera. Et cher collègue freelance, remote worker ou digital nomad, si tu as d’autres conseils à donner sur le sujet, écris-les dans les commentaires.
Prêt à commencer une belle collaboration avec ton freelance?
par Delphine Berclaz